L’essentiel
L’audit d’un projet ou d’une ONG financé par des bailleurs consiste à faire vérifier, par un cabinet indépendant, que les fonds reçus ont été comptabilisés correctement et dépensés conformément à la convention de financement. CECAF réalise ces audits à Ouagadougou et accompagne les équipes dans la préparation des pièces et le suivi des recommandations.
Dans le monde du développement, un rapport d’audit n’est pas une formalité de fin d’année. C’est souvent la condition pour qu’une tranche de financement soit libérée, qu’une convention soit renouvelée ou qu’une dépense soit définitivement acceptée. Une ONG qui présente des comptes propres et des justificatifs en ordre inspire confiance, et la confiance se traduit en financements.
À l’inverse, un audit mal préparé peut aboutir à des dépenses jugées non éligibles, donc à rembourser, ou à des réserves qui fragilisent la relation avec le bailleur. Mieux vaut le savoir avant.
Pourquoi les bailleurs exigent-ils un audit externe ?
Les bailleurs de fonds, bilatéraux, multilatéraux ou privés, engagent de l’argent public ou des dons. Ils doivent rendre compte de son bon usage. L’audit externe est l’outil qui leur donne cette assurance : il établit que les dépenses déclarées existent réellement, qu’elles correspondent au budget convenu et qu’elles respectent les règles de la convention. Pour l’ONG, c’est aussi une protection : un audit satisfaisant constitue la meilleure preuve de bonne gestion.
Ce que couvre une mission d’audit de projet
L’audit des états financiers du projet
Nous vérifions que les états financiers reflètent fidèlement les fonds reçus et utilisés, par ligne budgétaire et par période.
La vérification de l’éligibilité des dépenses
C’est souvent le cœur de la mission. Nous confrontons les dépenses à la convention de financement et au manuel de procédures du bailleur : dépenses prévues au budget, pièces justificatives complètes, procédures d’achat respectées, règles applicables aux avances, aux indemnités et aux salaires.
La revue du contrôle interne
Séparation des tâches, gestion de la caisse, circuits de validation, suivi des immobilisations et des stocks : nous identifions les faiblesses qui exposent le projet à des erreurs ou à des pertes.
Le respect des obligations locales
Un projet financé depuis l’étranger reste soumis aux règles fiscales et sociales du pays où il s’exécute. Nous vérifions les retenues et les déclarations applicables. Pour les points fiscaux plus complexes, nous nous appuyons sur notre expertise de conseil fiscal.
Le rapport et la lettre de recommandations
Vous recevez un rapport d’audit conforme aux termes de référence du bailleur et une lettre de recommandations qui explique ce qu’il faut corriger, par ordre de priorité.
Audit annuel, audit de clôture, vérification de dépenses : quelles différences ?
Selon la convention, l’audit peut être annuel (sur chaque exercice), intermédiaire (à mi-parcours) ou final (à la clôture du projet). Certains bailleurs demandent aussi une vérification des dépenses, plus ciblée, ou un audit de l’organisation dans son ensemble. Le plus sûr est de partir de vos termes de référence : nous les lisons avec vous et nous nous y conformons.
Se préparer à un audit : l’avis d’un praticien
Les mauvaises surprises viennent presque toujours des mêmes endroits. Avant l’arrivée de l’auditeur, vérifiez :
- que la convention de financement, le budget approuvé et les avenants sont disponibles ;
- que chaque dépense est appuyée par une pièce complète et classée ;
- que la comptabilité distingue clairement chaque bailleur et chaque ligne budgétaire ;
- que les procédures d’achat prévues dans la convention ont été suivies, avec les mises en concurrence documentées ;
- que les rapports financiers transmis au bailleur sont cohérents avec la comptabilité.
Nous pouvons aussi réaliser en amont un diagnostic de préparation, qui vous permet de corriger avant l’audit officiel plutôt qu’après.
Notre façon de travailler
Nous commençons par la convention, pas par les écritures : sans comprendre ce que le bailleur a financé et ce qu’il exige, aucun contrôle n’a de sens. Le calendrier est discuté avec votre équipe pour perturber le moins possible l’exécution du projet. Nos constats sont partagés à chaud, afin que vous puissiez apporter les explications ou les pièces manquantes avant la rédaction finale. Les règles d’indépendance s’appliquent : nous vous indiquons ce qui est compatible entre audit et accompagnement comptable pour une même entité.
Et si l’audit relève des dépenses non éligibles ?
C’est une situation que les équipes redoutent, et elle n’est pas toujours une fatalité. Selon la convention, une dépense jugée non éligible peut faire l’objet d’explications complémentaires, d’une régularisation ou, dans certains cas, d’un remboursement. Notre rôle est de vous aider à comprendre la nature du problème et à y répondre de façon argumentée auprès du bailleur.
Pourquoi choisir CECAF
CECAF est un cabinet d’expertise comptable basé à Ouagadougou et membre de l’ONECCA-BF. Notre équipe de collaborateurs spécialisés intervient en audit, comptabilité et fiscalité, trois disciplines indissociables pour auditer un projet financé de l’étranger. Nous connaissons les contraintes concrètes d’une équipe de terrain : des budgets serrés, des justificatifs à collecter dans des conditions parfois difficiles, des délais imposés par un siège situé loin d’ici.
Pour la comptabilité courante et la mise en conformité des associations et ONG, voir aussi : comptabilité des associations et ONG.
Questions fréquentes
À quelle fréquence un projet doit-il être audité ?
Tout dépend de la convention de financement. Elle peut prévoir un audit annuel, un audit à mi-parcours, un audit final ou plusieurs de ces options. Les termes de référence du bailleur font foi.
Quels documents faut-il préparer ?
La convention et ses avenants, le budget approuvé, le grand livre et la balance, les relevés bancaires, les pièces justificatives classées par dépense, les rapports financiers transmis au bailleur et les contrats du personnel.
Pouvez-vous respecter le format de rapport exigé par le bailleur ?
Oui. Nous partons de vos termes de référence et du modèle de rapport demandé, et nous vous confirmons avant le démarrage de la mission que notre livrable y correspond.
Peut-on auditer une ONG dans son ensemble, pas seulement un projet ?
Oui. Il s’agit alors d’un audit des états financiers de l’organisation, qui couvre l’ensemble de ses activités et de ses sources de financement.
Que faire si je n’ai pas de comptabilité aux normes ?
Il vaut mieux traiter la question avant l’audit. Nous pouvons vous accompagner dans la mise en conformité de votre comptabilité : voir notre page sur la comptabilité des associations et ONG.
Préparez votre prochain audit
Une mission d’audit à planifier, ou un doute sur l’état de vos pièces ? Contactez-nous pour en parler, ou appelez le +226 70 73 44 31.